Jokainen organisaatio kohtaa väistämättä sen hetken, jolloin toimintaa pyörittämään tarvitaan jokin muu kuin ihmismuisti, paperi ja kynä. Firma voi syntyä pienenä ja alussa tapahtumia on sen verran vähän ettei eri järjestelmille ole kummemmin tarvetta vaan homma saattaa hoitua puhelimitse ja tekemällä muistiinpanot. Entä jos soittoja alkaa kertyä, tarjouspyyntöjä odottaa sähköpostissa satakuntaa ja tuote/palvelumäärä ylittää siedettävän määrän? Jos kasvua tapahtuu, tarvitaan sen tukemiseen toiminnanohjausta. Tässä postauksessa on tarkoitus käydä läpi, mitä kannattaa ottaa huomioon ensimmäisessä ERP- projektissa ikinä jotta jatko on mahdollisimman kivutonta.
Jokainen ERP- käyttöönotto alkaa kartoituksella: mikä järjestelmä on paras tukemaan omaa toimintaa? Jotta kartoitus onnistuu, täytyy tuntea oman liiketoiminnan haasteet/umpisolmut, jotka pakottavat miettimään ERP- ratkaisun käyttöönottoa ylipäätään. Tälläiset ongelmakohdat voivat olla esim. nämä:
- Sujuva tarjouksenteko ei onnistu, joutuu pitämään monta välilehteä auki että pääsee ylipäätään tuotetietoihin
- Perustietoja kuten asiakkaita ei pääse päivittämään helposti, tieto sikinsokin monessa eri paikassa eikä synkassa keskenään
- Laskutus on irrallaan, kaikki tuote/asiakastiedot joutuu syöttämään käsin erilliseen ohjelmaan, laskujen maksutilanteet eivät välity mitenkään käyttäjälle vaan ne joutuu valkkaamaan käsin kerrasta toiseen
Ja niin edelleen. Kun ongelmakohdat on laitettu ylös, niin seuraavaksi alkaa sopivien erppien etsintä. Katso nimenomaan itsellesi sopiva erppi äläkä yritä tavoittaa pelkästään ilmaisuutta: muista että jos tuote on ilmainen, olet sinä tuote (ihannemaailmassa voi toki olla että tuote on ilmainen ja sinulle täysin sopiva eikä tässä ole sudenkuoppia, mutta tälläiset ovat todella harvassa). Mieti ratkaisun elinkaarta: onko erppi mahdollisesti yhden pienen toimittajan tekemä, onko vaarana että ratkaisu lakkaa olemasta? Valitsemalla sellainen toiminnanohjausratkaisu, joka selättää kirjoittamasi haasteet mahdollisimman pienellä vaivalla (esim. minimimaalisilla sovituksilla), takaat sen että pääset käyttämään järjestelmää luontevasti ja keskittymään ydinbisnekseesi sen sijaan että murehtisit teknisen ratkaisun toimivuutta jatkuvalla syötöllä. Valitse sopiva toimittaja, jolla on tietotaitoa ja referensseja eli osoituksia aikaisemmista onnistumisista. Muista että isoin toimittaja ei ole aina automaattisesti paras (mm. prosessien kankeus, byrokratia ja valta-aseman hyödyntäminen ovat mahdollisia riskitekijöitä). Katso asioita pitkällä tähtäimellä.
Kun erppi ja toimittaja on vihdoin valittu, mieti seuraavia asioita, ne ratkaisevat ERP- hankkeen menestystä melko pitkälti, varsinkin ensimmäisessä ERP- projektissa ikinä:
- Ole liikenteessä avoimin mielin. Koska sinulla ei ole käytössä aikaisempaa erppiä, niin tässä vaiheessa voit vielä muokata liiketoimintaprosessejasi pienellä vaivalla eli sopeutua mieluummin uuteen ohjelmistoon kuin alkaa muokkaamaan/räätälöimään sitä. Mitä vakiompi ohjelmisto on, sitä yksinkertaisempi on sen käyttö koska vähemmän liikkuvia osia ja sitä kustannustehokkaampi sen ylläpito on (mm. versionpäivityksissä joutuu nostamaan myös räätäliosuuksien versiota, mikä nostaa hintaa).
- Sinustako projektipäällikkö? ERP- hanke vaatii melkoista sitoutumista asiakkaan puolella, koska mm. perusdatan validoinnissa ja syötössä asiakas on “kuningas”, joka tuntee datansa toimittajaa paremmin. Asiakkaalla on lisäksi testaustaakka. Onko sinulla aikaa omistaa käyttöönotolle minimissään puolet työajasta projektin ajan? Jos ei aikaa ole ja haluat mieluummin keskittyä fyrkan tekemiseen, niin löydä sopiva resurssi ennen projektiin ryhtymistä.
- Mieti rahoitusasioita. ERP- hankkeeseen saa tarvittaessa rahoitusta ja jopa avustuksia mm. ELY-keskukselta tietyin ehdoin.
- Onko perustiedot kunnossa? Käy perusdatat kuten tuotteet, asiakkaat, toimittajat, tilaukset ja muut läpi ennen kuin annat toimittajalle sisäänvietäväksi. Jos datan seassa on ns roskaa niin toimittaja laskuttaa kallista työaikaa kaikista korjauksista ja ylimääräisistä importtikierroksista. Ylipäätään, miksi veisi epäkuranttia sisältöä uuteen järjestelmään?
- Pysy sovituissa aikatauluissa, se ei ole pelkästään toimittajan tehtävä. Monen kokonaisuuden käyttöönotto on usein kiinni asiakkaan testauksesta ja hyväksynnästä ja jos näiden aikamääreistä ei pidetä kiinni, niin luisuu koko projektin suunniteltu aikataulu turhaan eteenpäin aiheuttaen epämiellyttäviä katkoksia. Lisäksi kasvattaa sekin kustannuksia kun näistä aiheutuu ylimääräisiä palavereja.
- Älä lähde soitellen sotaan. Aloita projekti vaatimusmäärittelyllä, koska siinä löytää kehityskohdat ja projektin palastelu/vaiheistus onnistuu paremmin verrattuna siihen että lähtisit tekemään projektia suoraan käyttöönottokuntoon ilman kummempaa alkuanalyysiä.
Muista, että hyvä suunnittelu takaa hyvän lopputuloksen ja hallittavissa olevan käyttöönoton.
